Mode d’emploi pour la gestion des données de vos salariés

Dans le cadre de la gestion de votre activité, vous collectez régulièrement des données personnelles. Que ce soit celles d’un salarié ou d’un candidat, quelle est la marche à suivre pour leur traitement ? Mode d’emploi.

La collecte des données d’un candidat à l’embauche

Pour les besoins d’un recrutement, vous êtes autorisé à collecter les données personnelles d’un futur salarié.

La seule limite ? Ces données doivent être absolument nécessaires pour vérifier les compétences du salarié à occuper le poste proposé.

Ainsi, sont strictement interdites les collectes de données relatives :

  • au numéro de sécurité sociale et aux coordonnées bancaires (sauf pour les entreprises de travail temporaire) ;
  • aux membres de la famille ;
  • à l’apparence physique (mensurations, couleur des cheveux, poids, etc.).

Notez que cette dernière interdiction connaît des exceptions : c’est le cas, par exemple, lorsque l’une de ces informations constitue un élément essentiel du contrat conclu (comme pour un mannequin, un pilote de courses, un jockey, etc.).

L’interdiction de toute forme de discrimination à l’embauche vous interdit également de collecter et conserver des données relatives à l’origine raciale, ethnique, aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ou encore à l’appartenance syndicale.

Idem pour les informations relatives à l’état de santé ou à la vie sexuelle du candidat dont la collecte est prohibée.

Pour prévenir toute difficulté, sachez que les données collectées ne doivent être communiquées qu’aux personnes chargées du recrutement, le cas échéant.

Si vous souhaitez conserver les données d’un candidat que vous ne retenez pas pour un poste futur (par exemple en gardant son CV ou sa lettre de motivation), assurez-vous d’obtenir son consentement. Dans ce cas, la conservation de ces données ne peut être que temporaire.

Un guide du recrutement, élaboré par la CNIL, rappelle l’ensemble des principes à respecter dans le cadre de la collecte et du traitement des données des candidats à l’embauche.

La collecte des données des salariés

S’agissant de la gestion courante de l’entreprise, vous êtes amené à collecter et traiter un certain nombre d’informations personnelles de vos salariés, parmi lesquelles :

  • la copie des diplômes ou agréments obtenus ;
  • le taux d’imposition ;
  • les coordonnées d’un proche en cas d’urgence ;
  • le relevé d’identité bancaire.

La collecte de ces informations doit être strictement limitée aux données absolument nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.

Là encore, seuls les services concernés (paie, RH, etc.) doivent pouvoir accéder à ces données.

Les informations collectées peuvent être conservées pour une durée limitée, correspondant généralement à la durée du contrat dans l’entreprise. Une fois le contrat rompu, vous êtes autorisé à conserver ces données pendant 5 ans, notamment afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales.

Mode d’emploi pour la gestion des données de vos salariés – © Copyright WebLex

Partager cet article
Inscrivez vous à la newsletter
Restez informé à chaque instant
Découvrez nos derniers articles
Actualités

Assurance-vie : des règles anciennes susceptibles d’évoluer ?

Les primes versées en cas de décès dans le cadre d’un contrat d’assurance-vie sont soumises aux droits de succession après un abattement de 30 500 € si l’assuré avait plus de 70 ans lors de la souscription du contrat. Pour un député, une revalorisation du montant de l’abattement et de l’âge de l’assuré face à l’inflation et l’augmentation de l’espérance de vie serait bienvenue… Qu’en pense le Gouvernement ?

Lire plus »
Actualités

Un salarié protégé, c’est un employeur informé !

Parce que le mandat de conseiller du salarié est un mandat externe à l’entreprise, le bénéfice du statut protecteur suppose que l’employeur en soit informé. L’assistance par le salarié de ses collègues lors d’entretiens préalables en présence de l’employeur suffit-elle à considérer qu’il a connaissance du mandat ? Réponse du juge…

Lire plus »
Actualités

Justice patrimoniale : une protection économique pour les victimes de violences conjugales

Les violences conjugales entraînent des conséquences négatives sur tous les aspects d’une vie, et aussi sur le patrimoine. Dans le prolongement de la protection des victimes, la loi visant à assurer une justice patrimoniale a pour ambition de protéger leurs intérêts économiques et de priver les agresseurs des avantages conférés par le droit de la famille. Focus.

Lire plus »
Actualités

Interruption d’un concours financier : une faute de la banque ?

Une banque décide de mettre fin à son concours bancaire consenti à une société. Une décision fautive et entraînant des conséquences négatives selon les associés-gérants de la société qui réclament des dommages-intérêts. Une décision qui relève de son appréciation, selon la banque, et exécutée dans le respect de la loi… Qu’en pense le juge ?

Lire plus »
Actualités

Commande en ligne : obligation de payer ?

Dans une affaire récente, le juge européen a rappelé les règles qu’il convient d’appliquer lorsqu’un client particulier passe une commande en ligne sur le site marchand d’un commerçant ou d’un professionnel. Au risque de voir la commande, et le paiement, annulés…

Lire plus »